In den letzten Monaten hat sich herauskristallisiert, dass das Zeitalter der hybriden Arbeit angebrochen ist. Laut Cisco Hybrid Work Index 2021 ist die Möglichkeit, an einem beliebigen Ort zu arbeiten anstatt täglich ins Büro zu kommen, für 64 Prozent der Befragten ausschlaggebend für oder gegen einen Job. Neben dieser Anforderung muss auch eine konsistente und gute End User Experience gewährleistet werden, d. h. die Anforderungen sowohl der geschäftlichen Anwender:innen als auch der Endbenutzer:innen müssen unabhängig von deren jeweiligem Standort erfüllt sein. Tatsächlich gaben 76 Prozent der befragten Arbeitnehmer dies als Erwartung an, wenn sie sich aus der Ferne oder im Büro mit den Ressourcen und Anwendungen verbinden oder auf diese zugreifen.
Hier finden Sie den neuen Hybridarbeitsindex von Cisco
Auch die Computerumgebungen der End User sind mittlerweile komplexer und vielfältiger, als wir dies vor der COVID-19-Pandemie antizipiert hatten. Immer mehr Anwendungen sind über mehrere Standorte verteilt und laufen in vielen unterschiedlichen Benutzerumgebungen. Dies bedeutet zusätzliche Herausforderungen in den Bereichen Verwaltung, Überwachung, Sichtbarkeit und Sicherheit. Wenn die Hybridarbeit erfolgreich sein soll, müssen wir diese Herausforderungen natürlich meistern.
Die Technologie wird dabei eine entscheidende Rolle spielen, weil sie es Ihrer hybrid arbeitenden Belegschaft ermöglicht, ihre Aufgaben zu erfüllen. Im Folgenden präsentieren wir einen Dreistufenplan, der Ihnen helfen wird, die Umstellung Ihres zentralisierten Arbeitsmodells und Arbeitsumfelds auf ein dezentralisiertes Modell mit Hybridarbeit zu schaffen – eine Methode, die Ihnen viel Zeit und Kopfschmerzen ersparen kann. Der Prozess ist zwar dreistufig, aber Sie sollten ihn als Ansatz für kontinuierliche Verbesserungen betrachten, bei dem sich aus der dritten Stufe wieder Kriterien für die erste ergeben und immer so weiter. So lassen sich die besten Ergebnisse erzielen.
Hier unsere Infografik Checkliste für hybride Arbeit
1. Schritt: Planung
In der Planungsphase für diese Transformation werden grundlegende Überlegungen angestellt: Ermittlung der relevanten Applikationen, Festlegung der User, Festlegung der jeweiligen Benutzer:innen mitsamt ihren Standorten.
Zunächst sollten Sie die Baselines für Ihre Umgebung herausarbeiten. Auf diese Weise verschaffen Sie sich einen Überblick über die vorhandene Technologie und finden heraus, ob diese Ihren aktuellen geschäftlichen Anforderungen und den Performanceerwartungen Ihrer Mitarbeiter:innen vor Ort und im Homeoffice entspricht. Hilfreich wäre, wenn Sie darüber hinaus auch alle in Erwägung gezogenen Anwendungen einem Benchmarking unterziehen würden. Dieses sollte die neuen Collaboration-Anwendungen und die von Ihrem Team häufig verwendeten sonstigen Applikationen umfassen. So können Sie die Performance dieser bereits vorhandenen Applikationen in Ihrer Umgebung ermitteln und einschätzen, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind. Gleichzeitig bietet diese Vorgehensweise die Möglichkeit, vor dem Rollout noch Feinabstimmungen vorzunehmen und die Erwartungen zu fixieren.
Im Anschluss daran sollte ein Benchmarking der aktuellen Benutzererfahrungen durchgeführt werden. Daraus sollte sich ergeben, welche Anwendungen von den Usern verwendet werden und wie sie diese verwenden. Sie verschaffen sich so eine Vorstellung davon, welche Abhängigkeiten zwischen den Applikationen bestehen, wo und von wem sie verwendet werden und wo die Mitarbeiter:innen sie nutzen. Die so gewonnenen Informationen können dann in die Planung und Gestaltung Ihrer hybriden Arbeitsumgebung einfließen, beispielsweise in Form von Anforderungen an SASE.
Hier geht es zu unserem E-Book Erst Klarsicht, dann SASE
Um herauszufinden, ob sich Ihre aktuelle Sicherheitskonfiguration positiv oder negativ auf die User Experience auswirkt, benötigen Sie Erkenntnisse. Nur aus Erkenntnissen können Sie ableiten, wie die Performance Ihrer Applikationen mit den vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen korreliert.
Wenn die Performancekennzahlen (KPIs) korrekt interpretiert werden, erlauben sie greifbare Schlussfolgerungen, was den Erfolg bei der Umstellung auf eine dauerhaft hybrid arbeitende Belegschaft betrifft. Mit der Festlegung Ihrer KPIs im Laufe des Planungsprozesses schaffen Sie außerdem eine exzellente Grundlage für die nächsten beiden Schritte. Mit Benchmarks wie der Anwendungsverfügbarkeit und der Anpassungsfähigkeit an die Arbeitsproduktivität können Sie beispielsweise formulieren, was im Sinne der geschäftlichen Anforderungen Ihrer hybriden Arbeitsumgebung „gut“ ist.
Vor dem zweiten Schritt gibt es während der Planungsphase noch einige Dinge zu beachten: Häufig gibt es nicht für alle benötigten Geschäftsanwendungen Baselines. Das kann daran liegen, dass die Applikationen als nicht geschäftskritisch gelten oder nicht im Eigentum des Unternehmens liegen, was die Instrumentierung der Anwendungsinfrastruktur erschwert. Wir empfehlen dennoch, für jede einzelne Anwendung Baselines zu erstellen. Dies kann nach und nach geschehen, beginnend am besten mit den als geschäftskritisch geltenden Anwendungen. Denn wie soll sonst der Erfolg der Hybridumgebung nach der Umstellung gemessen werden?
Zweiter Punkt: Die Baselines sollten nicht für untypische Bedingungen erstellt werden. Hierunter würde beispielsweise die Umgehung des VPN fallen, wenn Ihr Unternehmen die Verwendung eines VPNs vorschreibt. Das Ziel besteht darin, exakte Baselines zu erstellen. Daher müssen typische Benutzerbedingungen gewährleistet sein. Sorgen Sie außerdem dafür, dass auch Baselines für vorgeschlagene und selten verwendete Applikationen erstellt werden. Wenn nur die häufig genutzten Anwendungen zugrunde gelegt werden, fallen diejenigen geschäftskritischen Applikationen durch das Raster, die von den Usern aufgrund ihrer schlechten Performance bereits gemieden werden.
Am Ende sollte die Erwartung an die User Experience nicht einfach lauten, nur die Baselines zu erfüllen. Treiben Sie stattdessen Verbesserungen voran, die die User Experience und damit letztendlich Ihr Geschäft fördern.
2. Schritt: Bereitstellung
Die Bereitstellungsphase ist etwas aufwändiger. Sie können ein CI/CD-Verfahren und/oder ein Canary-Node-Deployment wählen. Dies sind Ansätze, mit denen die Systeme, Services und Sicherheitsmaßnahmen bereitgestellt, gleichzeitig aber auch die KPIs, Komponenten-Governance, Abhängigkeiten zwischen den Anwendungen und Richtlinien überprüft werden.
Für die Überprüfung der End-to-End-Servicebereitstellung inklusive Sicherheitsauswirkungen können Test- und Produktionsdaten verwendet werden. So lässt sich die User Experience besser nachvollziehen, obwohl sich die Anwender:innen an ganz unterschiedlichen Orten aufhalten und in völlig verschiedenen Umgebungen arbeiten.
Sie können auch die aktuellen Fehler beheben und/oder Optimierungen vornehmen, um böse Überraschungen zu vermeiden und die gesamte Bereitstellung sicherer abzuwickeln. Da es sich um einen Kreislauf handelt, lässt sich die Bereitstellung auch auf neue Versionen, funktionale Weiterentwicklungen, Patch-Überprüfungen und sonstige zukünftige Änderungen ausdehnen.
Auch bei der Bereitstellung gibt es einige Punkte zu beachten: Erstens: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu tun. In manchen Unternehmen werden alle Änderungen und Bereitstellungen auf einen Schlag durchgeführt, aber dies ist oft zum Scheitern verurteilt. Bei einem solchen Ansatz ist nur schwer zu ermitteln, welche Änderung es war, die sich auf die Gesamtperformance auswirkte, und ob eine der Änderungen aufgrund einer Abhängigkeit einen Dominoeffekt auf eine andere Applikation hatte. In anderen Unternehmen erfolgt die Bereitstellung bereits in die neue Umgebung, bevor die vorhandenen Probleme oder Engpässe verbessert oder behoben werden. Bessere Ergebnisse erzielt man aber, wenn man strukturiert vorgeht.
Eine weitere – sehr gefährliche – Falle ist es, bei der Überwachung einen zentralisierten oder herkömmlichen Ansatz zu wählen, obwohl die Architektur stark verteilt und zerstreut ist. Anders ausgedrückt: Die Vorgehensweise bleibt trotz der neuen Umgebung dieselbe. Dies kann nicht zum Erfolg führen! Dasselbe gilt, wenn die Aktivitäten der End User isoliert und ohne Berücksichtigung der zahlreichen Komponenten und lokalen Abhängigkeiten betrachtet werden, die sich jedoch häufig auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter:innen auswirken.
3. Schritt: Betrieb
Unser dritter Schritt ist der laufende Betrieb und die Wartung Ihrer hybriden Arbeitsumgebung. In dieser Phase überwachen und überprüfen Sie kontinuierlich die End-to-End-Performance Ihrer Servicekette und benachrichtigen bei Performanceproblemen proaktiv die jeweils zuständigen Instanzen. Die in dieser Phase gesammelten Datenpunkte und Kriterien können dann auch wieder in Schritt 1 einfließen.
Der Betrieb kann als Fortsetzung des Baselinings in Schritt 1 verstanden werden. Sie sammeln Daten, angefangen beim Rechenzentrum und den gehosteten SaaS-Anwendungen über alle Knoten, Gateways und Hubs im Internet bis hin zu Ihren lokalen Serviceanbietern und Homeoffice-Umgebungen. Und diese Daten nutzen Sie, um Ihre gesamte Servicekette proaktiv zu überwachen. Wenn Engpässe oder Performanceprobleme auftreten, benachrichtigen Sie unmittelbar den für die Behebung des Problems zuständigen Drittanbieter. Gleichzeitig erhalten Sie Einblick in das Internet und die dort herrschenden Bedingungen. Wenn sich diese Bedingungen potenziell negativ auf die Produktivität Ihrer hybrid arbeitenden Mitarbeiter:innen auswirken, können Sie die Probleme aktiv angehen.
Hier finden Sie unser Tutorial zur O365-Überwachung für eine bessere Mitarbeitererfahrung
Als nächstes passen Sie die Komponenten an und suchen nach Verbesserungsbereichen, die sowohl für Ihre Baseline als auch für die kollektiven KPIs relevant sind. Hier können Sie auch neue und alternative Anwendungen wie z. B. SaaS-Anwendungen finden und bewerten, die derzeit nicht zu den Unternehmensapplikationen zählen, jedoch von Ihrem Team verwendet werden.
Auch die Berichterstattung über die Applikationen ist von zentraler Bedeutung. Wir empfehlen die Erstellung dynamischer Berichte, die auch den weniger Technikversierten einen Einblick in die Leistung Ihrer hybriden arbeitenden Mitarbeiter:innen geben.
In der Betriebsphase gilt es, zahlreiche Fallen zu vermeiden. Zunächst wäre hier die Mentalität des „Set it and forget it“ zu nennen. Beim hybriden Arbeitsplatz handelt es sich nicht um eine statische Umgebung, und er sollte deswegen auch nicht als solche behandelt werden. Stattdessen gilt es, eine ganzheitliche Sicht auf die gesamte Bereitstellungsumgebung einzunehmen. Achten Sie dabei auch auf sonstige Abhängigkeiten im Internet. Diese sind auf den ersten Blick zwar nicht direkt mit Ihrer Servicebereitstellungskette korreliert, können sich aber dennoch negativ auf Ihre hybrid arbeitenden Mitarbeiter:innen auswirken. Denken Sie außerdem daran, Ihren Teammitgliedern, die nicht im technischen Bereich tätig sind, eine zuverlässige Sichtbarkeit zu bieten und legen Sie bereits von Anfang an einen Maßnahmenplan für die Behebung und Meldung von Performanceproblemen fest. Werden diese drei Punkte versäumt, können vermeidbare Probleme auftreten.
Wer denkt, dass strengeren Applikationsbeschränkungen die Lösung sein könnten, sollte seinen Standpunkt noch einmal überdenken, denn strenge Vorschriften darüber, welche Applikationen die Mitarbeiter:innen verwenden dürfen und welche nicht, können sich negativ auf Arbeitsmotivation und Produktivität auswirken. Es ist zwar schwierig, einen pauschalen Support für alle Applikationen anzubieten, aber Fakt ist, dass die Nutzer in der Regel zu dem für sie persönlich vorteilhaftesten Angebot oder Ansatz wechseln werden. Zugegeben – es handelt sich um unvorhersehbare Markttrends, und es können nur Anwendungen unterstützt werden, deren Verwendung auch belegt ist. Aber andererseits reicht es auch nicht aus, einfach alles auf das Netzwerk zu schieben. Daher wird eine Überwachungslösung benötigt, die fehlerhafte Bereiche schnell und genau erkennt, ohne dabei jedoch auf eine zu breit angelegte oder mehrdeutige Festlegung zurückzugreifen, die zu Verwirrung führen und die Behebung verzögern könnte.
Hier finden Sie das E-Book Effizienter Umgang mit den unzähligen SaaS-Anwendungen
Dies ist also unsere grundlegende Checkliste für Planung, Bereitstellung und Betrieb Ihrer hybriden Arbeitsumgebung mit der für die Gewährleistung der Performance benötigten Sichtbarkeit. So bleiben Ihre Mitarbeiter:innen zufrieden und produktiv.